Oferty w przetargach - druki Zamawiającego

Ta procedura ma zastosowanie tam gdzie oferta ma być przygotowana według SIWZ / instrukcji Zamawiającego.

Tą procedurę poprzedza Analiza przetargów e OFERENCIE

Rejestracja oferty i wstępna selekcja

• 1. Wypełniamy formularz rejestru ofert

  2. Uzgadniamy z przełożonym czy składamy ofertę i ustawiamy status edytując formularz rejestru (link do odpowiedzi jest w mailu albo na stronie rejestru ofert)

  3. Jeżeli nie składamy oferty procedura się kończy w tym miejscu

GD

• 1. W folderze ENV.OFE odszukujemy folder z miastem którego dotyczy postępowanie.

  2. Jeżeli nie ma folderu z szukanym miastem zakładamy nowy folder w ENV.OFE o nazwie miasta.

  3. W folderze Miasta zakładamy nowy folder dla naszego postępowania wg schematu:

     1. • • 1. FOLDERY NA GD W ENV.OFE

• 1. Wgrywamy SIWZ

Ocena spełniania warunków udziału

• 1. Weryfikujemy spełnianie warunków udziału dla firmy

  2. Weryfikujemy spełnianie wymagań dotyczących personelu

     • przede wszystkim bazujemy na stałych współpracownikach ENVI, którzy wymagane doświadczenie zdobyli we współpracy z ENVI (osoby takie posiadają status ("ENVI_COOPERATOR" w systemie erp).

     • UWAGA: Informacje o poszczególnych osiągnięciach zawodowych współpracowników ENVI uzyskujemy z systemu ERP. Bazujemy wyłącznie na wpisach o statusie "Sprawdzone"

     • tylko jeżeli żadna z osób posiadających status"ENVI_COOPERATOR" nie spełnia wymagań sięgamy po osoby znajdujące się w bazie współpracowników o statusie "EXTERNAL_COOPERATOR".

     • UWAGA: Informacje o poszczególnych osiągnięciach zawodowych współpracowników ENVI uzyskujemy z systemu ERP. Bazujemy wyłącznie na wpisach o statusie "Sprawdzone".

• 1. Jeżeli ENVI nie spełniania warunków uzgadniamy z przełożonym wciągnięcie konsorcjanta lub pożyczenie referencji

  2. Jeżeli nie uda się spełnić warunków uzgadniamy wycofanie się z oferty i kończymy procedurę w tym miejscu (ustawiając odpowiedni status w rejestrze ofert).

Analiza kryteriów oceny ofert

• 1. Sprawdzamy poszczególne kryteria oceny i wykonujemy symulację oceny naszej oferty.

  2. Jeżeli nie uzyskujemy maksymalnej liczby punktów próbujemy

     • zmienić personel (uwaga przy zmianie personelu należy ponownie wykonać kroki z pk1. 2 w dziale "Ocena spełniania warunków udziału" powyżej,

     • pozyskać dodatkowe referencje, dobrać konsorcjanta

  3. Jeżeli nadal nie uzyskujemy maksimum punktów weryfikujemy decyzję o udziale w przetargu (rozmowa z przełożonym)

  4. Jeżeli w punkcie 3 powyżej zapadła decyzja o wycofaniu się ze składania oferty, kończymy procedurę w tym miejscu (ustawiając odpowiedni status w rejestrze ofert).

Przygotowanie i złożenie oferty

• 1. Sprawdzamy czy na stronie ogłoszenia nie pojawiły się jakieś zmiany SIWZ lub odpowiedzi na pytania wykonawców.

  2. Jeżeli mamy zmiany w SIWZ uwzględniamy je w ofercie.

  3. Na podstawie SIWZ tworzymy listę kontrolną dokumentów jakie mają być załączone do oferty [lista powinna znajdować się w IDW, w takim przypadku wystarczy zaznaczyć komentarzem miejsce w IDW z listą.

  4. Tworzymy pliki oferty (formularz oferty i załączniki wg listy z pkt. 1) w formie plików Google *.gdoc. [Jeżeli nie da się utworzyć pliku gdoc można wyjątkowo korzystać z formatów MS Office.

  5. Sporządzamy wycenę na GD

  6. Wypełniamy formularz oferty i załączniki.

  7. Jeżeli proces trwał kilka dni sprawdzamy czy na ogłoszenia nie pojawiły się jakieś zmiany SIWZ lub odpowiedzi na pytania wykonawców.

  8. Jeżeli mamy zmiany w SIWZ uwzględniamy je w ofercie.

  9. Sprawdzamy kompletność [zawsze musi być formularz oferty i załączniki wymagane do punktacji oferty]

  10. Skanujemy ofertę podpisaną i wgrywamy plik PDF do folderu 'Oferta'.

  11. Weryfikujemy poprawność opisu na kopercie (szczególnie datę i godzinę otwarcia oferty).

  12. Wysyłamy ofertę.

  13. Zmieniamy status w rejestrze ofert.